Não importa qual é o ramo de atividade ou o tamanho da empresa, sempre existem aquelas ocasiões especiais, que acabam pedindo a organização de um evento. Os motivos podem variar: treinamento para funcionários, encontro de gestores das filiais, lançamento de novos produtos ou serviços e até mesmo comemoração do aniversário da empresa ou o alcance de metas.
Na hora de planejar, as dúvidas são muitas: Onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como convidar todo mundo? Calma, sem desespero! Para garantir o sucesso do seu evento, basta seguir algumas dicas e se organizar. Vamos começar?
Defina seu orçamento
O ponto de partida não pode ser outro: antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Faça uma planilha para organizar todos os gastos. Você pode baixar uma pronta para ser utilizada aqui.
Lembre-se de conversar com o responsável pela contratação do seu serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia de capital disponível. Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.
Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.
Escolha a data e o local
Estabelecido o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar nas melhores datas e locais. Nesse momento, é importante levar alguns fatores em consideração. Procure evitar épocas de muito estresse para os funcionários. Os finais de mês, por exemplo, costumam ser mais desgastantes. Lembre-se também que eventos realizados em dias úteis, fora do horário de trabalho, podem comprometer a jornada do dia seguinte, já que os funcionários não terão um período de descaso completo..
Para a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização é essencial. A alternativa mais democrática é procurar lugares que sejam próximos à empresa. Dessa forma, os convidados já estarão familiarizados com a região e dificilmente terão problemas para chegar ao local do evento.
É bom ter em mente que um planejamento com antecedência pode fazer toda a diferença. Se você deixar para a última hora, provavelmente encontrará poucas opções de data e local disponíveis.
Faça as contas
Essa dica vai poupar seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas. Para ajudar nas contas, considere os cálculos abaixo.
Comida:
12 a 15 salgados por pessoa se houver apenas coquetel;
5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar;
150 gramas de massa por pessoa, se servida como acompanhamento, ou 200 gramas, se servida como prato principal;
200 gramas de carne por pessoa.
Bebida:
Uma garrafa de vinho para cada duas pessoas;
Um litro de whisky para cada 10 pessoas;
Uma garrafa de cerveja por pessoa;
400 ml de refrigerante por pessoa;
200 ml de água mineral por pessoa.
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Comunique aos convidados
Evento planejado, serviços contratados. Agora só falta avisar aos convidados. Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar outras alternativas. Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas.
Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação. O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.
#DicaSympla: Anexe ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode confirmar presença. Assim, você ainda poderá realizar o controle de entrada de cada participante do evento.
Obtenha feedbacks
Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.
Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.
